Dịch Vụ Số Hóa Tài Liệu Đồng Nai TPHCM
Quy trình chuyển đổi văn bản giấy sang điện tử (số hóa văn bản) được thực hiện theo các bước và tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của văn bản. Dưới đây là các bước chi tiết dựa trên các quy định hiện hành:
1. Thực hiện số hóa (Quét văn bản) Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ thực hiện số hóa văn bản giấy phải đảm bảo số hóa đầy đủ, chính xác cả nội dung và thể thức của văn bản giấy.
2. Tiêu chuẩn kỹ thuật của văn bản số hóa Văn bản sau khi số hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật sau để đảm bảo chất lượng lưu trữ và tra cứu: Định dạng tệp: Phải là định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên. Chế độ quét: Quét ảnh màu. Độ phân giải: Tối thiểu là 200 dpi. Tỷ lệ số hóa: Phải đạt 100% (không được cắt xén nội dung).
3. Ký số trên văn bản số hóa Để văn bản điện tử được chuyển đổi có giá trị pháp lý như bản gốc, cơ quan thực hiện số hóa phải thực hiện ký số. Quy định về hình thức chữ ký số như sau: Vị trí ký số: Ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản số hóa. Hình ảnh chữ ký số: Sử dụng hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng tệp .png nền trong suốt. Thông tin đi kèm: Phải bao gồm tên cơ quan, tổ chức và thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo chuẩn ISO 8601).
4. Cập nhật vào Hệ thống quản lý và Phát hành Đăng ký văn bản: Sau khi số hóa và ký số, văn bản phải được đăng ký vào Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan. Cập nhật dữ liệu: Văn thư cập nhật các trường thông tin (dữ liệu đặc tả) cần thiết vào hệ thống để phục vụ việc quản lý và tìm kiếm. Phát hành/Chuyển giao: Văn thư thực hiện phát hành văn bản số hóa hoặc chuyển giao cho người có thẩm quyền giải quyết thông qua hệ thống mạng.
5. Yêu cầu về giá trị pháp lý Theo Luật Lưu trữ 2024 và các quy định liên quan, bản số hóa có giá trị pháp lý khi thông tin trong đó được bảo đảm toàn vẹn, có dấu hiệu nhận biết đã được số hóa và được xác thực bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Đối với các văn bản giấy đồng thời được tạo lập ở dạng điện tử, cơ quan có trách nhiệm thu nộp và lưu trữ cả hai loại hình này.
